Korrekte Impressumsangaben bei E-Mails

Mit der Impressumspflicht bei E-Mails befassen sich in Österreich mehrere Gesetze. Das Unternehmensgesetzbuch, die Gewerbeordnung, das Mediengesetz, das Telekommunikationsgesetz und das Datenschutzgesetz geben die Rahmenbedingungen für ordnungsgemäße Angaben je nach Rechtsform und Anwendung vor.

Impressumspflichten nach dem UGB und der GewO

Da sich die Impressumspflichten des UGB und der GewO ergänzen (§ 14 UGB gilt für ins Firmenbuch eingetragene Unternehmen; § 63 GewO gilt für nicht ins Firmenbuch eingetragene Gewerbetreibende), können die Impressumsangaben wie folgt zusammengefasst werden:

• Name bzw Firma laut Firmenbuch (bei Einzelunternehmen beides, falls nicht ident)
• Rechtsform (nur bei im Firmenbuch eingetragenen Unternehmen notwendig; gegebenenfalls mit Zusatz „in Liquidation“)
• Sitz laut Firmenbuch bzw Standort der Gewerbeberechtigung
• Firmenbuchnummer (falls vorhanden)
• Firmenbuchgericht (falls vorhanden)
• falls Angaben über das Gesellschaftskapital gemacht werden: Stammkapital bzw. Grundkapital und Betrag nicht einbezahlter Einlagen

Achtung: Bei allen Personengesellschaften, bei denen keine natürliche Person voll haftet (z.B. GmbH & Co KG) müssen die Angaben sowohl für die KG als auch für die GmbH gemacht werden.

Datenschutz

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) kennt an sich keine Impressumsvorschriften, enthält aber neben anderen Bestimmungen neue detaillierte Informationspflichten. Diesen Informationspflichten muss grundsätzlich im Zeitpunkt der Datenerhebung nachgekommen werden.

Tipp: Ein E-Mail bzw ein Newsletter kann auch dazu genutzt werden, um durch einen Link auf die Datenschutzerklärung den Informationspflichten der DSGVO nachzukommen oder den Nachweis erleichtern, dass die Datenschutzerklärung einem Betroffenen bekannt war.

Telekommunikationsgesetz

Das TKG selbst kennt keine Impressumspflichten für E-Mails. Das TKG regelt vielmehr, unter welchen Voraussetzungen Werbe-E-Mails überhaupt zugesendet werden dürfen (§ 107 TKG). Grundsätzlich ist die Zusendung von solchen E-Mails nur dann zulässig,

• wenn eine vorherige Einwilligung des Empfängers für die Übersendung des Werbe-E-Mails vorliegt; oder
• unter bestimmten - sehr engen - Voraussetzungen, auch ohne, dass eine Einwilligung vorliegt. Eine dieser Voraussetzungen, die zusammen mit noch weiteren Voraussetzungen gegeben sein muss, ist, dass der Empfänger des Werbe-E-Mails bei jeder Zusendung die Möglichkeit erhält, den Empfang weiterer derartiger E-Mails kostenfrei und problemlos abzulehnen. Die entsprechende Formulierung wird in der Praxis oft als Zusatz zum Impressum ans Ende des E-Mail gestellt.

Liegt hingegen eine Einwilligung vor, ist ein solcher Zusatz zwar gesetzlich nicht notwendig, aber dennoch zu empfehlen, da jeder E-Mail-Empfänger das Recht hat, weitere Zusendungen abzulehnen. Die Zusendung von Werbe-E-Mails ist weiters trotz Einwilligung dann verboten, wenn keine authentische Adresse (z.B. „no reply“ Adressen) vorhanden ist, an die der Empfänger eine Aufforderung zur Einstellung der weiteren Zusendung derartiger Werbe-E-Mails senden kann. In diesem Fall muss daher (z.B. im Impressum) eine mögliche Antwortadresse angegeben werden. Im jeweiligen Musterimpressum im Anhang wird dieser Fall einer „no reply“-Adresse nicht gesondert berücksichtigt.

Wird normale Geschäftskorrespondenz per E-Mail abgewickelt (handelt es sich also nicht um die unaufgeforderte Zusendung von Werbung oder eines Massen-E-Mail), ist ein Zusatz, dass und wie weitere Zusendungen verhindert werden können, nicht notwendig.

Mediengesetz

Eine Aussendung, die mindestens vier Mal im Kalenderjahr in vergleichbarer Gestaltung elektronisch verbreitet wird, ist ein Newsletter im Sinne des Mediengesetzes. Dies gilt auch für E-Mail-Newsletter unabhängig davon, ob es sich um gewerbliche oder sonstige Newsletter handelt.

Nach dem Mediengesetz ist folgendes Impressum vorgesehen (§ 24 MedienG):

• Name bzw Firma des Medieninhabers
• Anschrift (volle Postadresse) des Medieninhabers
• Name/Firma und Anschrift des Herausgebers, falls nicht ohnehin identisch mit dem Medieninhaber

Medieninhaber (derjenige, der die inhaltliche Gestaltung und Verbreitung des Newsletters besorgt) und Herausgeber (wer die grundlegende Richtung bestimmt) werden idR identisch sein; dabei wird es sich idR um das jeweilige Unternehmen handeln, dessen Angaben auch nach der GewO bzw. dem UGB gemacht werden müssen.

Zusätzlich hat jeder Newsletter noch den

• Unternehmensgegenstand des Medieninhabers offen zu legen (§ 25 MedienG). Dieser Verpflichtung kann auch durch einen Link auf eine Website, auf der sich diese Information befindet, nachgekommen werden.

Ein Newsletter hat daher in der Praxis zu den obigen Impressumsvorschriften nach GewO und UGB noch folgende zusätzliche Angaben zu enthalten (§§ 24, 25 MedienG):

• Postanschrift des Unternehmens (Medieninhaber, Herausgeber)
• Unternehmensgegenstand (laut Firmenbuch bzw laut Gewerbeberechtigung) (Name bzw Firma sind ja bereits nach GewO bzw UGB anzugeben)

Anwendbares Recht

Nach dem E-Commerce-Gesetz (ECG) ist für Impressumsvorschriften das Recht jenes Staates anwendbar, in dem der Versender seinen Sitz hat (§ 20 ECG; Herkunftslandprinzip). Dennoch empfiehlt es sich zur Absicherung, auch die Rechtsordnung jener Staaten zu berücksichtigen, mit denen besonders häufig in E-Mail-Kontakt getreten wird. So hat Deutschland beispielsweise sehr ähnliche Impressumsvorschriften, verlangt aber die Angabe des Geschäftsführers nicht nur beim Newsletter, sondern in jedem (Unternehmens-) E-Mail.

Tipp: Bei international agierenden Unternehmen empfiehlt es sich daher, zur Sicherheit zusätzlich Geschäftsführer bzw. Vorstand anzugeben.

Quelle: wko.at