E-Mail - Praxistipps zur Organisation


Die elektronische Post bringt viele Vorteile. Sie vereinfacht den täglichen Ablauf der Kommunikation enorm, leider ergibt sich dadurch aber auch die Gefahr, dass diese Vereinfachung in Chaos umschlägt. Im Rahmen meiner Schulungen werde ich oft auch zu diesem Thema befragt, obwohl es eigentlich nicht Schulungsinhalt ist. Es gibt eine Menge Strategien und Literatur zu diesem Thema, hier vielleicht ein paar einfache praktische Tipps zur Anregung:

Entwickeln Sie Mail Disziplin

Erstellen Sie einen Plan für Ihre Mail Kommunikation und halten Sie sich daran. Dies muss kein komplexes Konstrukt sein, sondern sollte einfache Rahmenbedingungen darstellen, die Ihr Leben erleichtern. Hierfür gibt es unterschiedlichste Möglichkeiten: Keine Mails in der Früh, Bearbeitung der Mail Accounts nur zu bestimmten Zeiten, und so weiter. Entscheidend ist hier nicht die Regel, sondern der Umstand, dass Sie eine solche haben!

Selektieren Sie Informationen

Mit der Zeit wächst die Informationsflut im Posteingang. Viele dieser Informationen sind oft weder essentiell, noch produktiv. Trennen Sie sich von gefühlter und faktisch unnützer Information, die Ihnen Zeit kostet, aber nichts zur Produktivität beiträgt. Diverse Newsletter und sonstige Informationsdienste, die in immer wiederkehrenden Verkaufsangeboten münden, haben im effizient orientierten Posteingang nichts verloren.

Organisieren Sie sich

Im Zuge einer oben erwähnten Mail Disziplin ist ebenso eine weiterführende Organisation zielführend. Arbeiten Sie ihren Posteingang nach Dringlichkeit konsequent ab, verschieben Sie keine Mailanforderungen nach hinten. Haben Sie Ihre Arbeit erledigt, verschieben Sie die erledigten Mails in Archiv Ordner oder Ähnliches, um für sich selbst die Mail im Unterbewusstsein abhaken zu können. In welcher Form Sie dies gestalten, bzw. welche Ordnerstrukturen Sie dabei verwenden, ist eine rein subjektive Angelegenheit.

Setzen Sie Prioritäten

Sie selbst wissen, welche Dringlichkeiten in den einzelnen Mails stecken, arbeiten Sie diese aber, wie zuvor erwähnt, konsequent ab. Dies gibt keine Richtlinie über die Reihenfolge vor. Sie alleine bestimmen die Rangfolge. Ist in der betroffenen Mail ein dezidiert herauszuarbeitender Beitrag nötig oder handelt es sich dabei lediglich um Lesestoff. Dies führt zu einer unterscheidbaren Priorisierung.

Nutzen Sie die Funktionalitäten Ihres Mail Programmes

Die meisten Benutzer kennen zwar die Grundfunktionalitäten ihres Mailprogrammes (Clients), vernachlässigen es aber dabei, weiterführende Features zu benutzen, die sowohl die Organisation erleichtern, als auch Zeit sparen. Nehmen Sie sich die Zeit und setzen Sie sich mit den Funktionalitäten Ihres Mailprogrammes auseinander. Sie werden über das eine oder andere Feature überrascht sein und wie viel Zeit und Aufwand Ihnen dadurch erspart wird.

Anm.: Die angeführten Punkte spiegeln im Prinzip die Problemzonen der Fragestellungen in den Schulungen wider.